A propósito de los metadatos

Crear y mantener documentos electrónicos y activos digitales (digital assets) implica necesariamente gestionar los metadatos que sirven para identificar y describir su contenido, su estructura y su contexto de creación y uso. Sin la información incluida en los metadatos no es posible organizar los documentos de forma adecuada ni preservarlos con garantías a lo largo del tiempo.

En un sistema de ficheros basado en un árbol de carpetas, al crear y guardar cualquier documento electrónico (documento de texto, mensaje electrónico, imagen, etc.) se generan, aunque no seamos conscientes, una serie de metadatos asociados al documento que podemos ver abriendo sus «propiedades». Estos «metadatos de sistema» pueden ser controlados por la aplicación utilizada para crear el fichero (nombre, tipo, tamaño, fecha de creación, etc.), o bien controlados por el usuario (título, autor, organización, palabras clave, etc.). Los primeros se crean automáticamente y no pueden ser modificados. En cambio, en el caso de lo segundos, es la persona que guarda el documento la que debería asignarlos y no es extraño que se queden vacíos o que sean inapropiados cuando se reutiliza un documento para crear otro nuevo.

Los metadatos de sistema, al venir ya previamente definidos por las aplicaciones utilizadas, resultan por sí solos insuficientes para gestionar los documentos electrónicos con una visión corporativa. Si queremos tratar de manera homogénea y coherente los documentos y activos digitales producidos por las diferentes áreas y procesos de negocio de la organización, es preciso elaborar un esquema de metadatos, un plan lógico con el cual definimos el conjunto de los metadatos y establecemos sus reglas de uso. Este instrumento de gestión documental, implementado en las aplicaciones que gestionan documentos electrónicos, ayudará a la organización a:

• Estandarizar la descripción de los documentos mediante el uso de metadatos personalizados, la asignación de valores predefinidos, etc.
• Almacenar y recuperar con mayor facilidad los documentos y activos digitales.
• Garantizar la integridad y fiabilidad de los documentos electrónicos que son evidencia de las actividades de negocio.
• Mejorar la interoperabilidad entre sistemas y aplicaciones.
• Conservar a largo plazo la información en formato digital.

Para elaborar un esquema de metadatos hemos de tener en cuenta cinco categorías de metadatos o facetas del contexto en el que se crean y gestionan los documentos (ISO 23081):

1. Los propios documentos.

2. Las personas y las estructuras organizativas que intervienen en la creación y mantenimiento de los documentos (agentes).

3. Las actividades de negocio que dan lugar a los documentos.

4. Las actividades de gestión de documentos: forman parte de las actividades de negocio pero se centran específicamente en el control de los documentos.

5. Las regulaciones que establecen requisitos de creación y gestión de los documentos, ya sean externas (leyes, reglamentos…) o internas (políticas, procedimientos…).

Modelo de metadatos para la gestión de documentos

En todas estas categorías podemos encontrar metadatos que se capturan con el documento, fijándolo en su contexto de creación, o metadatos posteriores a la captura que se acumulan con la gestión y uso del documento, informando de las operaciones de las que es objeto y de posibles cambios.

Metadatos sobre el documento

Los metadatos sobre el documento comprenden aquella información que permite identificarlo y documentar sus características técnicas: identificador único del documento, formato del fichero, fecha y hora de captura, título del documento, palabras clave, tipo documental, código de la agrupación documental en la que se integra (cuando el documento forma parte de un expediente o proyecto técnico), etc.

En esta clase de metadatos también se pueden incluir los que hacen referencia a la seguridad del documento o a la verificación de su integridad: nivel de confidencialidad, restricciones de acceso, datos de la firma electrónica, etc.

Metadatos sobre los agentes

Los metadatos que informan de las personas y los agentes asociados con los documentos y su gestión deberían definirse a partir de los diferentes niveles organizativos y de gestión, desde las personas hasta la propia organización, pasando por los equipos de trabajo o las áreas de negocio. Ejemplos de esta categoría de metadatos son autor, departamento o compañía.

Estos metadatos no solo deberían identificar a los creadores de los documentos, sino también a los agentes involucrados en su gestión, en particular los que intervienen en la conservación y disposición final de los documentos.

Metadatos sobre las actividades de negocio

Esta categoría de metadatos proporciona el contexto en el que ha sido producido un documento, por lo que hace referencia al proceso, actividad u operación del que es evidencia. Los metadatos específicos pueden variar en función del área de negocio (finanzas, recursos humanos, ventas y distribución, producción, gestión de la calidad, etc.) y es conveniente que se basen en los manuales de procedimientos de la empresa o en una clasificación bien estructurada de sus actividades.

Metadatos sobre las actividades de gestión de documentos

Facilitan la gestión continua de los documentos y la realización de operaciones (como la clasificación, el control de acceso, el almacenamiento, el uso y reutilización o la disposición) sobre documentos específicos o grupos de documentos. Estos metadatos son básicos para garantizar la integridad y fiabilidad de los documentos, ya que mantienen la trazabilidad de las acciones realizadas sobre los documentos.

Metadatos importantes dentro de esta clase son los que hacen referencia a los criterios de valoración y retención del documento con arreglo a su ciclo de vida. Es conveniente indicar, al menos, la acción de disposición prevista (eliminación, conservación, transferencia) y el plazo para llevar a cabo esta acción.

Metadatos sobre las regulaciones

Esta clase de metadatos informa de las políticas y procedimientos internos de la organización y de las leyes y regulaciones externas que se deben aplicar en la creación y gestión de los documentos. Es decir, sirven para justificar que los documentos cumplen los requisitos de conformidad establecidos en su momento (por ejemplo, los relacionados con la protección de datos personales o las obligaciones de compliance).

También se pueden incluir en este tipo de metadatos los que hagan referencia a los derechos de propiedad intelectual o industrial o a las autorizaciones para el uso público del contenido.

Para asegurar, en los sistemas y aplicaciones utilizados para gestionar documentos electrónicos, las funciones de creación y mantenimiento de los metadatos es fundamental desarrollar un esquema de metadatos que abarque todos los aspectos que se conjugan en la gestión de los documentos y que van más allá del documento entendido como un simple fichero informático.