Crear y mantener documentos electrónicos y activos digitales (digital assets) implica necesariamente gestionar los metadatos que sirven para identificar y describir su contenido, su estructura y su contexto de creación y uso. Sin la información incluida en los metadatos no es posible organizar los...
Es habitual que las empresas, al abordar la gestión del archivo físico (en papel), se planteen la digitalización de los documentos. Con ello se pretende dejar atrás o disminuir el uso del papel y facilitar el acceso a los documentos en un entorno de...
En un escenario en que el trabajo remoto y en entornos colaborativos se afianza, asegurar el control de los documentos críticos de la empresa es una cuestión que resulta crucial abordar. Por un lado, nos encontramos con un volumen creciente y una variedad de tipos...
En la actualidad resulta indiscutible la importancia que han adquirido los entornos de trabajo distribuidos para el desarrollo de numerosas actividades empresariales. Así, se ha propiciado el uso de herramientas colaborativas que han cambiado la manera de coordinarse y trabajar en equipo, de gestionar los...
Los documentos son “información creada, recibida y conservada como evidencia y como activo por una organización o individuo, en el desarrollo de sus actividades o en virtud de sus obligaciones legales” (UNE-ISO 15489-1), es decir, se producen y utilizan para llevar a cabo las actividades...
En el apunte anterior hemos comentado la evaluación de los riesgos asociados al tratamiento de datos personales a partir de cuestiones como el registro de actividades de tratamiento, el ciclo de vida de los datos o la legitimidad para su tratamiento. En este apunte planteamos...
En mayo de 2018 entraba en vigor el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD). Aunque ya ha transcurrido un año, su aplicación sigue siendo una cuestión que preocupa a los gerentes y los directores de “compliance” de las empresas, dadas las responsabilidades que comporta....
No siempre la digitalización de los documentos supone una mejora directa en la eficacia y la eficiencia de los procesos de la organización. Esto sucede cuando la digitalización se plantea simplemente como la conversión de los documentos físicos en papel a un formato electrónico, sin...
En el apunte anterior se ha comentado la información documentada que la norma ISO 9001:2015 requiere mantener o conservar. Esta versión tiene un enfoque más flexible que la anterior, centrado en demostrar lo que se hace (realización de actividades) y lo que se consigue (logro...
En la actual versión de la norma de requisitos de los sistemas de gestión de la calidad (ISO 9001:2015) se introduce el término “información documentada”, que viene a simplificar y unificar los requisitos de la documentación del sistema. La adopción de este nuevo término supone...
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