Orientaciones para digitalizar el archivo
Es habitual que las empresas, al abordar la gestión del archivo físico (en papel), se planteen la digitalización de los documentos. Con ello se pretende dejar atrás o disminuir el uso del papel y facilitar el acceso a los documentos en un entorno de trabajo colaborativo. Se facilitaría además la gestión de proyectos con la utilización de un repositorio de almacenamiento digital centralizado y seguro.
En un apunte anterior comentábamos que la digitalización no implica mejoras en los procesos de negocio de la organización si se procede simplemente a convertir los documentos físicos en papel a un formato electrónico. Podríamos decir que para “digitalizar” no basta con “escanear”.
A continuación presentamos algunas cuestiones que resultan cruciales a la hora de planificar con garantías el proceso de digitalización del archivo físico de la empresa.
1. Selección de los documentos
Por lo general no es necesario digitalizar todo el archivo. Hacer un trabajo previo de valoración, selección y expurgo para identificar lo que debe digitalizarse permite ahorrar tiempo y recursos. Puede llegar a ser sorprendente la cantidad de documentos duplicados, obsoletos o innecesarios que se acumulan en el archivo.
En cuanto a los documentos originales en papel, hay que tener en cuenta que el hecho de digitalizarlos no implica que puedan ser destruidos, a menos que se trate de facturas y cumpliendo ciertos requisitos. Por eso, en este trabajo de selección también habrá que determinar qué documentos en papel se tienen que mantener porque son esenciales o se han de seguir conservando por su importancia para la empresa.
2. Metadatos
Al digitalizar los documentos estamos creando objetos digitales que no pueden ser gestionados de manera apropiada sin el uso de metadatos. Es fundamental establecer qué propiedades o metadatos vamos a asignar a los ficheros electrónicos generados para poder recuperarlos posteriormente, sobre todo cuando tenemos previsto incorporarlos a un repositorio gestionado por un software de gestión documental.
Aunque se pueda automatizar la captura de texto mediante el reconocimiento óptico de caracteres (OCR), es fundamental definir unos metadatos mínimos que nos proporcionen información sobre el autor, la organización, el título o la fecha de creación del documento.
En este sentido, el tipo documental es un metadato particularmente significativo: el momento más oportuno para identificar los principales tipos documentales de la empresa (por ejemplo, propuesta de servicios profesionales, informe técnico, acta de reunión…) es al llevar a cabo el trabajo de selección previa comentado en el primer punto.
3. Control de calidad
En un proceso de digitalización hay que aplicar controles que garanticen la obtención de imágenes fidedignas de los documentos en papel. Esto implica, en primer lugar, determinar los parámetros de las imágenes electrónicas: formato de los ficheros, dimensiones de la imagen, nivel de resolución, etc., ya que van a condicionar la calidad de las imágenes y su visualización.
Además, deberían establecerse mecanismos de control de calidad integrados en la operativa del proceso de digitalización (por ejemplo, mediante muestreos) para asegurar que las imágenes digitales presentan un encuadre, un contraste y un brillo adecuado, que el número de páginas digitalizadas coincide con el del documento original, que los metadatos asignados son apropiados, etc.
En definitiva, para lograr los beneficios que se espera conseguir con la digitalización del archivo (acceso a los documentos desde cualquier lugar y en cualquier momento, mayor integración de los documentos de la empresa con las aplicaciones de gestión, uso de copias protegidas y seguras…), se debería definir con claridad el alcance del proyecto y planificarlo teniendo en cuenta tanto la finalidad y los usos previstos de los documentos digitalizados como los requisitos técnicos y legales que se deberían cumplir.