Digitalización de documentos o digitalización de procesos

No siempre la digitalización de los documentos supone una mejora directa en la eficacia y la eficiencia de los procesos de la organización. Esto sucede cuando la digitalización se plantea simplemente como la conversión de los documentos físicos en papel a un formato electrónico, sin tener en cuenta otros aspectos fundamentales, principalmente las personas y los procesos.

En Paper-Free Progress, un informe publicado en 2015 por AIIM (Association for Intelligent Information Management), a la pregunta de cuáles son las dificultades más importantes que se han encontrado en los proyectos de “procesos sin papel” los consultados destacan estas tres:

• la reorientación de los empleados/la gestión del cambio;
• la integración con otros sistemas;
• la definición clara de los procesos.

Esto nos indica que la cuestión va más allá de la mera implantación de herramientas tecnológicas (captura digital de documentos, ECM, BPM…) y que los hábitos de los empleados al manejar los documentos y la forma de llevar a cabo los procesos de la organización son factores clave. Las empresas que emprenden proyectos de transformación digital deberían, por tanto, cambiar el enfoque de digitalizar documentos por el de digitalizar procesos, abordándolos con una visión global que permita aprovechar las ventajas que pueden aportar la imagen electrónica del documento, la firma electrónica, la captura de datos, los flujos de trabajo o la integración entre sistemas.

Al definir o revisar un proceso de negocio es fundamental ver cómo se puede cambiar la forma de trabajar para lograr que sea más ágil. En este sentido, es básico plantearse qué entradas, actividades y salidas del proceso es posible sustituir por equivalentes digitales. Esta incorporación de medios digitales ha de considerar también el uso de datos (por ejemplo, obteniendo las entradas de información del proceso a través de las aplicaciones de gestión de la empresa), lo que comporta asegurar su calidad y consistencia.

Según lo anterior, a la hora de abordar un proyecto de transformación digital es conveniente tener en cuenta ciertas cuestiones:

a) Empezar por los procesos más estructurados. Seleccionar al principio aquellos procesos y subprocesos que siguen una secuencia de actividades bien definidas y en los que es previsible un menor uso del papel. Los procesos o subprocesos más variables o complejos requerirán un mayor esfuerzo, por lo que deberían valorarse las prioridades según la importancia del proceso de negocio para la organización y la facilidad para implementar mejoras.

b) Analizar las entradas y salidas de documentos en papel. Al examinar un proceso en el que se pretende reducir el uso del papel, no hay que limitar el análisis a los documentos que produce el personal de la organización. Es importante estudiar en qué soporte y formato se recibe la información de los clientes, proveedores y otras partes interesadas y en qué soporte y formato se entrega la información resultante del proceso. Así, en los casos en que las entradas se efectúen en papel, hay que valorar cómo evitarlas procediendo a la digitalización de los documentos o a la captura de datos desde el principio.

c) Promover la participación del personal. Un aspecto clave de la transformación digital es la implicación del personal de la organización. Por ello, es fundamental que los empleados sepan qué se propone la empresa y qué se espera de ellos, que estén motivados para introducir nuevas formas de trabajo, que contribuyan a la toma de decisiones y que se responsabilicen de las acciones que se lleven a cabo.