Orientaciones sobre la gestión de los documentos en un entorno de teletrabajo

En la actualidad resulta indiscutible la importancia que han adquirido los entornos de trabajo distribuidos para el desarrollo de numerosas actividades empresariales. Así, se ha propiciado el uso de herramientas colaborativas que han cambiado la manera de coordinarse y trabajar en equipo, de gestionar los proyectos, de comunicarse con los clientes y colaboradores, etc. Sin embargo, la prontitud con la que se ha acometido, en bastantes ocasiones, la implantación o extensión de estas herramientas, ha hecho que no siempre se haya valorado la relevancia que tiene, para un teletrabajo eficaz, crear y controlar adecuadamente los documentos que se generan.

La complejidad de la gestión de documentos en un entorno de trabajo distribuido viene determinada, sobre todo, por dos factores:

• la variedad de tipos y formatos de la información que se ha de conservar como evidencia: documentos creados y distribuidos con aplicaciones ofimáticas, mensajes de correo electrónico, documentos digitalizados, información registrada en las aplicaciones de gestión y bases de datos…
• las distintas ubicaciones de los documentos: servidores de la organización, puestos de trabajo de las oficinas, portátiles y dispositivos móviles de los empleados, plataformas de alojamiento en la nube…

Esta complejidad, además, debe afrontar dos retos que se contraponen pero que necesitan un equilibrio: la usabilidad de los documentos (la capacidad para localizarlos y recuperarlos con agilidad cuando se necesitan) y el cumplimiento de las crecientes demandas regulatorias, que conlleva una ampliación del alcance de los controles internos (protección de datos personales, confidencialidad de la información empresarial, mantenimiento de evidencias sobre las obligaciones de “compliance”, etc.).

Podríamos decir que facilitar el acceso remoto a los documentos, por un lado, y establecer controles de acceso a los mismos de acuerdo a las obligaciones de “compliance”, por otro lado, son dos caras de la misma moneda que hay que saber conjugar. Esto se ve claramente en que hay que evaluar cómo puede afectar al cumplimiento la utilización de documentos con datos personales en dispositivos remotos y, a la vez, cómo organizar los documentos de manera que los usuarios puedan acceder a ellos de manera ágil y sencilla para realizar su trabajo.

En este sentido, ante un escenario que lleva a las organizaciones a hacer frente a disrupciones e incertidumbres, resulta esencial establecer políticas y prácticas adecuadas de gestión de la información y los documentos. Entre otras cuestiones, esto comporta identificar y valorar los riesgos asociados a la creación y control de los documentos en un entorno de trabajo en remoto. Algunos de los riesgos más frecuentes que deberían tenerse en cuenta son:

• Posibilidad de que los documentos no se capturen justo después de ser creados o incluso de que no lleguen a capturarse.
• Falta de capacidad para mantener un control de copias o versiones de los documentos.
• Menor eficacia de los controles de acceso a los documentos, especialmente de aquellos que contienen información confidencial o sensible.
• Modificación o eliminación no autorizados de los documentos.
• Dificultad o imposibilidad de utilizar documentos que no estén almacenados en un servidor, aplicación o nube corporativa de la empresa.
• Pérdida de la integridad de los documentos debidos a fallos de los controles de seguridad de la información (ataques a dispositivos portátiles y redes de comunicación personales, documentos que no se incluyen en las copias de seguridad por encontrarse en dispositivos externos, etc.).

A la hora de planificar acciones para abordar estos riesgos, habría que considerar una serie de cuestiones previas:

• ¿Dispone la organización de procesos y sistemas adecuados para operar en un entorno de trabajo remoto?
• ¿Qué tipos de documentos deben crearse y capturarse en los procesos de trabajo y cómo han de ser creados y capturados?
• ¿Se han definido directrices para gestionar los documentos asociados a estos procesos de trabajo, es decir, cómo llevar a cabo el control de las versiones, cómo organizarlos y dónde almacenarlos, cuánto tiempo se han de conservar?
• ¿Se han establecido reglas y permisos adecuados para acceder a los documentos desde los dispositivos remotos?
• ¿Qué capacitación necesita el personal para lograr una gestión de los documentos eficaz y segura?

En relación con los riesgos y las cuestiones anteriores, proponemos a continuación un conjunto de medidas o acciones que puede ayudar a trabajar de forma remota garantizando la fiabilidad, integridad y usabilidad de los documentos.

Para llevar a cabo estas acciones es fundamental que las aplicaciones que utiliza la empresa para trabajar de forma remota y crear y mantener los documentos (aplicaciones de negocio, herramientas o plataformas de trabajo colaborativo, software de gestión documental…) estén adecuadamente integradas, de manera que no solo se facilite la creación de documentos sino también su localización, recuperación y uso, garantizando al mismo tiempo su fiabilidad e integridad como evidencias de las actividades realizadas.